La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la «Política»), tiene como objetivo implementar las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015, y demás normas relacionadas, en lo que se refiere exclusivamente a las bases de datos, archivos e información que contenga datos personales susceptibles de tratamiento, y explica como Office In S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula y trata información que usted nos provee a través de distintos medios, así como las finalidades para la cual dicha información personal es empleada.

DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE – ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS.

Office In SAS., con NIT 800.187.841-2, es una sociedad por acciones simplificada, legalmente constituida y existente bajo las leyes de la República de Colombia, constituida mediante E.P. 740 notaria 6A de fecha 05 de febrero de 1993, inscrita el 23 de febrero de 1993 bajo el número 396802 del libro IX, con domicilio principal en la carrera 19 A No. 84 – 30 de la ciudad de Bogotá D.C. (en adelante, el «Responsable del Tratamiento»). Para efectos de esta Política, el área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos es el Oficial de Cumplimiento y podrá ser contactada a través del correo electrónico contacto@officein.com.co

TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD 

El Responsable del Tratamiento, previa autorización de los titulares de la información (en caso que esta sea requerida), puede obtener información de personas naturales (empleados, clientes y proveedores, etc.), que podrán optar por brindarnos información personal en conexión con una relación contractual, comercial o de servicios con el Responsable del Tratamiento. Los tipos de datos personales que recolectamos son datos públicos, semi privados, privados, datos financieros, y no serán recolectados datos sensibles o de menores de edad que no sean públicos, a menos que éstos sean requeridos conforme con la normatividad vigente para cumplir con nuestras obligaciones legales y/o exista una autorización de sus padres o representantes legales, en caso de que ésta sea requerida de conformidad con la naturaleza del dato personal.  Los datos personales proporcionados al Responsable del Tratamiento serán recolectados, almacenados, usados, analizados, circulados, actualizados y reportados para las siguientes finalidades, según se establezca en la respectiva autorización: (I) como elemento de análisis para establecer y mantener una relación laboral, contractual o comercial, cualquiera que sea su naturaleza, (II) como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas, (III) como herramienta para el ofrecimiento de productos o servicios propios o de terceros, (IV) para efectos de monitoreo de seguridad y video vigilancia dentro de las instalaciones de sus oficinas principales, (VI) para el adelantamiento de cualquier trámite ante una autoridad pública o una persona o entidad privada, respecto del cual la información resulte pertinente, (VII) para que toda la información referida al comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y datos de la misma naturaleza proveniente de terceros países sea consultada, suministrada, reportada, procesada o divulgada, (VIII) para ser transferida a entidades legales, fiduciarias, notarias pública y empresas filiales de Escalar ubicadas dentro y/o fuera de la República de Colombia, para efectos de cumplimiento de obligaciones legales, ofrecimiento de productos y/o servicios de financiación, realización de trámites notariales y ofrecimiento de productos y/o servicios, respectivamente; (IX) para el cumplimiento de cualquier otra obligación legal a cargo del Responsable del Tratamiento, incluyendo, pero no limitado a, obligaciones SARLAFT y retención documental y , (X) para que la información sea transmitida a terceros ubicados dentro o fuera de la República de Colombia, para cualquiera de los fines aquí previstos.

DERECHOS DE LOS TITULARES 

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente al Responsable del Tratamiento:  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada; 3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento; 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y 6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS AL HABEAS DATA.

Los titulares de la información podrán ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, revocar la autorización y solicitar la supresión del dato mediante el envío de una comunicación a la dirección y al área indicada en la presente Política. Esta comunicación deberá contener como mínimo lo siguiente:  1. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia. 2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representado. 3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. 4. En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales. Una vez recibida la comunicación por parte del Responsable del Tratamiento, se procederá a dar respuesta dentro de los términos establecidos en la regulación aplicable.

MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de correo electrónico enviado a las direcciones de contacto registradas en Escalar.  VIGENCIA DE LA POLÍTICA  Las presentes políticas rigen a partir del día 1 de Diciembre de 2017, fecha en la cual han sido aprobadas y publicadas en las oficinas de la sociedad.