¿Sabes qué es una oficina virtual?

¿Sabes qué es una oficina virtual?

¿Sabes qué es una oficina virtual?

Cuando hablamos de Oficina Virtual, grosso modo nos referimos a espacios tácitos utilizados para desempeñar varias de las actividades típicas de una organización que requiere un espacio físico.

Es decir, en el caso de algunas compañías cuyas actividades se llevan a cabo bajo metodología remota (trabajo desde el domicilio), es natural que no se requiera de un espacio físico constante, lo cual resulta haciendo irrelevante la necesidad de adquirir una oficina propia. Ahora bien, bajo ciertas circunstancias tales como, por ejemplo, reuniones con clientes y conferencias, dichas empresas pueden verse en la necesidad de contar con un espacio propicio para ello. No obstante, aunque los eventos pueden suceder periódicamente, debido al modus operandi de la compañía ello no justifica los gastos que pueden incurrir en la compra o arriendo de una oficina propia.

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Por el caso expuesto, diferentes empresas especializadas en el tema han diseñado y perfeccionado el sistema de Oficina Virtual, las cuales prestan todos los diferentes servicios que se pueden encontrar en un lugar de trabajo común y corriente, con el fin de solucionar necesidades tales como salas de conferencia equipadas.

En este orden de ideas, las empresas que enlazan las actividades de sus empleados, clientes y proveedores de manera virtual y no requieren un espacio permanente, pueden llegar a disfrutar de servicios tales como:

 

  • Dirección de domicilio que puede ser utilizada en papelería, información web y destino para envíos.
  • Línea telefónica fija y exclusiva para la empresa, la cual será atendida por personal encargado de contestar en nombre de la empresa y manejará la información como parte del equipo real.
  • Mensajes personalizados de espera y buzón de transferencia.
  • Conexión a internet de alta velocidad.
  • Imagen corporativa física que puede ser utilizada para el contenido fotográfico de la empresa.
  • Recepción de correspondencia con notificación inmediata, así como servicio de envío de mensajería.
  • Envío y recepción de fax.
  • Estación de café para empleados y clientes.
  • Acceso a parqueaderos privados, oficinas amobladas, salas de juntas y auditorios con sistemas de sonido, pantallas para presentaciones, entre otros.

 

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Por otro lado, una oficina virtual no sólo es un servicio ideal para empresas con funcionamiento remoto, sino también para aquellas pequeñas empresas que se encuentran en la importante etapa del progreso, ya que pueden ofrecer una excelente imagen sólida y profesional con servicios que, de otro modo, podrían representar una gran cantidad de dinero.

Generalmente las organizaciones que ofrecen el servicio de Oficina Virtual evalúan las necesidades particulares de la empresa que busca adquirir, y acomodan un plan (o paquete comercial) que supla los requerimientos.

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Sumado a lo anterior, una empresa que utiliza los servicios de una Oficina Virtual disfrutará de los siguientes beneficios:

 

  • Flexibilidad de tiempo: A diferencia del sistema de trabajo tradicional, es posible ausentarse del escritorio y alejarse de los teléfonos de vez en cuando sin el temor de perder una llamada importante.
  • Eliminar distracciones innecesarias: Una oficina propia tiende a consumir tiempo y atención en temas relacionados con la organización y el mantenimiento de ésta. Sin embargo, cuando se hace uso de una Oficina Virtual, esos detalles son atendidos por la empresa encargada, permitiéndole ocuparse de lo verdaderamente importante.
  • Alcanzar nuevos mercados: Algunas empresas utilizan las bondades de la Oficina Virtual para establecerse en diferentes ciudades. Esta es una práctica inteligente para aquellos que buscan expandir su clientela en nuevas regiones.

 

La obtención del servicio de Oficina Virtual no sólo aglomera las ventajas económicas, sino que constituyen una gran oportunidad estratégica para diferentes tipos de empresas. Esto representa, además, una importante mejora para un equipo de trabajo que se proyecta en un mercado prometedor.

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