Tal vez estés pensando en iniciar un negocio y te preguntes cómo reducir los gastos de oficina. Probablemente, andes en busca del lugar más barato de la zona o quieras montar tu negocio en tu mismo apartamento. Sin embargo, estas no son todas las soluciones posibles. Cada vez más autónomos y empresas emergentes eligen una tercera solución, las llamadas oficinas virtuales.
¿Qué es una oficina virtual?
Quizás esta sea la primera vez que te encuentras con este término. ¿Qué es una oficina virtual y qué servicios ofrece? Se tratadeun servicio de alquiler de local comercial (dirección, buzón), prestado por empresas con espacio de oficina y plantilla de oficinistas.
Los empleados de la oficina virtual recopilan y escanean el correo electrónico y aceptan clientes. También pueden proporcionar un número de teléfono fijo dedicado y actuar como secretario de la empresa respondiendo sus llamadas.
Al alquilar este servicio, tienes acceso a un escritorio de trabajo compartido y, en ocasiones, a toda la sala. Sin embargo, trabajar en él requiere reserva previa, porque normalmente compartes una oficina de este tipo con varias docenas de otras empresas.
¿Cuándo vale la pena elegir una oficina virtual?
Las personas que no necesitan un lugar de trabajo estacionario, sino solo una dirección para el registro de la empresa, pueden permitirse administrar un negocio en una oficina virtual. Entonces, si trabajas en una computadora portátil, haces trabajo remoto, manejas un taxi, realizas capacitaciones, trabajas en el campo, viajas mucho, etc., esta oficina puede ser una solución razonable y financieramente mejor.
Son una buena alternativa cuando diriges una corporación internacional o una empresa local y deseas abrir una sucursal en un nuevo país o ciudad.
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Las ventajas de estos espacios
Contar con oficinas de este tipo tiene ventajas como las que verás a continuación.
Reducción de costos
La principal ventaja es el monto del alquiler y los servicios públicos. El precio de una oficina virtual, en todo caso, es mucho menor que alquilar una oficina fija, incluso la más pequeña. Al elegir esta opción, no tienes que preocuparte por el equipo de oficina, es decir, muebles, escritorios y demás. Está todo ahí.
Externalización de servicios de oficina y contabilidad
Las buenas oficinas que operan virtualmente emplean a todo el personal de oficinistas que brindan servicios adicionales. Puedes utilizar los servicios de un contador que se ocupará de tus documentos y se pondrá en contacto con la oficina de impuestos.
En la oficina virtual tienes la alternativa de obtener un número de teléfono dedicado a tu empresa. El personal de la oficina responde a tus llamadas telefónicas y correspondencia, y envía los escaneos a tu correo electrónico.
Inclusión de honorarios en costos
El precio final de este espacio virtual depende del paquete de servicios que elijas. Independientemente, todos los gastos incurridos se pueden anotar en su totalidad como gastos deducibles de impuestos. Esta es una ventaja indudable de este tipo de oficina frente a la ubicación de la sede de la empresa en un apartamento.
Si una habitación en un apartamento se utiliza para fines privados, y solo adicionalmente para fines comerciales, los gastos relacionados con la posesión de dicha habitación son personales y no pueden incluirse en los costos deducibles de impuestos.
Salas de conferencias disponibles
Invitar a un contratista a una sala de conferencias moderna o a una oficina bien decorada le da un comienzo a la negociación. La mayoría de las oficinas que funcionan virtualmente te permiten usar salas de conferencias y otros espacios de oficina. Esta es una gran ventaja sobre el alquiler de tu propia oficina pequeña.
Definitivamente, este servicio representa las oficinas del futuro y, desde ya, goza de un creciente interés entre los empresarios que quieren desarrollar su negocio de manera rápida y eficiente.
