Una sala de reuniones o de juntas, como también se le denomina, debe poseer una serie de características particulares que fomenten el intercambio productivo de información. En virtud de que este será el espacio en el que se discutirán aspectos clave y se tomarán decisiones de gran envergadura, el mismo deberá ser un lugar acogedor que facilite que las ideas fluyan satisfactoriamente.
En este post te compartimos seis elementos esenciales que debe tener una adecuada sala de juntas en Bogotá.
Características ideales de una sala de juntas en Bogotá
Lo indispensable al buscar una sala de juntas apropiada es brindar la debida comodidad a los que participarán en la reunión. Así que debes fijarte en aspectos tales como:
1. Sitio accesible y fácil de encontrar
Debe ser un lugar al que puedan llegar con facilidad todos los asistentes. Es necesario que contemples la factibilidad de llegar mediante transporte público o de contar con estacionamiento seguro para los que lleven sus vehículos.
2. Ambiente tranquilo
La sala debe estar ubicada en un lugar en donde el ruido de la ciudad no sea muy fuerte para que no perturbe el desarrollo de la reunión. También se puede considerar usar una sala que tenga la capacidad de aislar el sonido en cierta medida.
3. Mobiliario ergonómico
El mobiliario debe contar con elementos básicos adaptados a las condiciones fisiológicas de las personas. Debe tener:
- Mesas de trabajo de un tamaño adecuado, el cual puede variar de acuerdo con la ocasión y el número de asistentes a la reunión.
- Sillas y/o sillones confortables y de buena calidad, ya que esto puede afectar a la productividad de los participantes.
- Mesas modulares con servicio de coffee break, agua, té o catering.
4. Decoración sobria
Esta debe ser una decoración que evite distracciones, pero que sea acogedora. Puede incluir algunos cuadros decorativos, centro de flores o estantes sencillos. Su apariencia tiene que proporcionar una imagen moderna que favorezca el buen clima en la reunión.
La iluminación del espacio ha de ser agradable para todos y que no moleste a los invitados por el destello o el calor. En otras palabras, no debe ser ni muy potente ni muy débil, pero sí debe ser suficiente para generar visibilidad de toda la sala y de la documentación que se tenga en mano.
La idea es que sean luces confortables que no molesten a los asistentes con el destello o el calor. Es por ello que se propone que la luz provenga de la parte superior de la mesa y que se tenga una luz lateral para iluminar el rostro.
5. Equipos audiovisuales y materiales de oficina
Proporcionar los equipos audiovisuales adecuados y sofisticados para la presentación de la información, como: televisión, proyector, equipo de sonido, sistema de altavoces, micrófonos, apuntador y adaptadores para varios tipos de dispositivos. En cuanto a los materiales de oficina, proveer libretas, lápices, bolígrafos y marcadores a cada asistente.
6. Herramientas tecnológicas
Estos son elementos que no deben faltar en tu moderna sala de juntas, pues optimizan el intercambio de información y dejan en los asistentes una sensación de profesionalismo de la empresa. Además, ello facilita que todo lo discutido y trabajado durante la sesión quede mucho más claro y explícito. Entre ellas se debe incluir un wifi con una buena conexión a Internet para todos los ordenadores de los participantes, pizarra digital y sistema de videoconferencia con conexión por cable.
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Si tienes en cuenta todos los aspectos que te hemos señalado, tendrás garantizada la consecución de una reunión fluida y efectiva. Además, asegurarás la correcta interacción y discurso productivo para la debida toma de decisiones y planteamiento de metas que delinearán el rumbo a seguir de tu empresa.
