¿No le ha sucedido que llega a la oficina en la mañana, se enfoca en dos o tres tareas, se toma un café y en menos de nada ya es medio día? ¡El tiempo fluctúa ante nuestros ojos y no estamos conscientes de ello! Ahora, esto se convierte en un verdadero dolor de cabeza en la oficina, donde las obligaciones parecen llegar de forma incesante y la eficiencia es clave para alcanzar los resultados al final de la jornada.
Cientos de autores han hablado sobre mil y un formas de administrar el tiempo, pero ciertamente este es un asunto que no es fácil de solucionar. Por tal motivo, hemos decidido seleccionar los mejores y más funcionales tips para aprender a optimizar el tiempo en la oficina, con el fin de obtener los resultados deseados sin sobrecargarse ni estresarse.
Desconéctese
Aunque en primera estancia el uso del celular o los demás métodos de comunicación y entretenimiento puede parecer complejo, resulta fundamental recortar considerablemente el contacto con aparatos que dispersen su atención; especialmente cuando se necesita un 100% del enfoque y la productividad. Apague su celular, guárdelo o active el modo avión para reducir la distracción que una o varias notificaciones pueden causar. Aprenda a hacer uso del Facebook, Youtube, Instagram, Twitter o WhatsApp de un modo más mesurado y responsable para evitar caer en un ritmo de producción lento y tedioso.
Organice sus prioridades en una lista
Aunque parece un método arcaico, generar una lista con las tareas en orden de prioridad puede ser uno de los métodos más inteligentes para resolver todas las obligaciones en tiempo record. Al tener un listado físico a la vista, el cerebro comprenderá que es necesario enfocar el mayor esfuerzo en acabar una tarea para continuar con la siguiente, aboliendo la necesidad de procrastinar en otras actividades. Asimismo, a medida que se avanza, ir tachando o marcando las tareas realizadas promueve la motivación al encontrarse cada vez más cerca a la meta. También hay quienes recomiendan utilizar incentivos a medida que se logra pequeños objetivos como, por ejemplo, un dulce cada 3 o 4 tareas.
Conozca cuándo es oportuno decir NO
Es normal que en un entorno laboral nuestros colegas se acerquen a pedirnos uno u otro favor de cualquier índole. No obstante, en la mayoría de los casos, estas peticiones tienden a interferir con nuestra atención y producción, por lo que es necesario dejar de lado la tendencia a aceptar de llano cualquier solicitud. A veces nuestros objetivos necesitan un enfoque absoluto que no debe ser interrumpido, así que dejar de lado el temor a decepcionar o causar una imagen desfavorable, y decir NO cuando es necesario. Eso sí, es crucial explicar la importancia de la tarea que se está desempeñando en el momento y, de ser posible, ayudar con la petición cuando sea pertinente y no intervenga con la productividad.
Evite el contacto con personas negativas
En algunos casos es evidente la presencia de personas que retrasan el ritmo de producción, sea con actitudes molestas o constantes quejas que, con el paso del tiempo, causan bajones emocionales y creativos en su entorno, retrasando sus procesos y el de sus colegas. En esta situación se recomienda distanciarse sutilmente y enforcarse en sus tareas específicas, aislando las “malas vibras” de estas personas.
Delegue
Este es un punto que a muchos les cuesta comprender. Delegar no es sinónimo de entregarle su trabajo a alguien más, sino de comprender que se es parte de un equipo de trabajo donde varias personas cuentan con capacidades iguales y/o mejores que las de uno, haciendo posible delegar tareas para que alguien capaz las lleve a cabo. Eso sí, es crucial entender que (tal vez) las otras personas pueden estar igual o más ocupadas, así que si va a delegar debe ajustar sus tareas a la disposición de sus colegas, o de tratarse de un asunto prioritario, dejarlo claro y organizar de modo que no interrumpa la productividad de su compañero. Nuevamente, no hay que creer que somos Superman o La Mujer Maravilla; a veces es importante aprender a delegar y enfocar nuestros esfuerzos en otras tareas que requieren de nuestra absoluta atención.
Utilice la música adecuada
El ruido o el sonido ambiente son agentes externos que tienen un impacto importante en nuestra productividad. En algunos casos es recomendable utilizar audífonos que aíslen el ruido exterior y permitan trabajar en silencio, pero en la mayoría de los casos es bueno reproducir algunas tonadas en un volumen prodente que activen la creatividad y producción en el cerebro. La música clásica, el jazz, el blues o conciertos instrumentales suelen ser lo más recomendado, pero ello varía entre personas, haciendo que la selección musical sea tan variada como los géneros de ésta.
¡Experimente y encuentre la que mejor funcione para usted!
Evite el exceso de pausas sociales
Aunque charlar, reír y tomar pausas para tomar un café junto a la máquina puede ser tentador, es importante aprender a tener estas pausas de manera más mesurada. Aunque las relaciones sociales tienen a ser cortas en el trabajo, el exceso de ellas puede reducir hasta un 50% el ritmo de producción de una empresa. Incluso hay quienes ven a esas escapaditas para ir a fumar, como una amenaza al desempeño de las tareas del equipo, pues éstas suelen desarrollarse en grupitos que se toman entre 5 o 10 minutos.
No le estamos diciendo que se convierta en un paria asocial, sino que administre correctamente su tiempo para que sus tareas se completen satisfactoriamente al final de la jornada.
