Las oficinas virtuales y las oficinas amobladas conforman un vanguardista modelo de negocio, enfocado en las necesidades de las empresas más modernas que buscan optimizar sus recursos y procesos, sin comprometer la calidad de su trabajo ni la identidad de la marca.
Gracias a la implementación de las nuevas tecnologías en los procesos cotidianos de una empresa, emprendedores y compañías consolidadas han empezado a optar por optimizar sus recursos, generando la posibilidad del trabajo remoto. Es decir, por medio de smartphones, equipos portátiles, servicios de transferencia de información (correo electrónico, WeTransfer, Dropbox, Google Drive, etc.), al igual que sistemas de comunicación modernos y efectivos como Skype e incluso WhatsApp, las empresas han empezado a sentir que contar con un espacio físico laboral, como una oficina, es parcialmente innecesario.
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No obstante hacemos énfasis en el término “parcialmente”, pues aunque la necesidad de contar con una oficina física no resultará tan latente, aún existen situaciones donde dicho espacio sí jugará un papel fundamental y, consecuentemente, será requerido. Empero, estas situaciones se verá limitadas a una cantidad limitada y poco recurrente, tales como reuniones con clientes, conferencias o actividades de integración entre otras, haciendo que la considerable inversión que se tiende a destinar para la compra o arriendo de una oficina propia, no se vea retribuida o justificada.
En vista de esta creciente necesidad, diferentes asociaciones han diseñado un sistema de negocios que le permite a las compañías contar con una oficina, en la cual se podrá llevar a cabo todo tipo de actividad que requiera de un espacio físico. Éste sistema es conocido como Oficinas Virtuales.
Este modelo consiste, básicamente, en la posibilidad de adquirir todos los beneficios de una oficina propia, reduciendo los importantes gastos en que se debe incurrir cuando se posee una. En otras palabras, las compañías que adquieren el servicio de oficina virtual u oficina amoblada, pueden disfrutar de una extensa variedad de beneficios como, por ejemplo, una línea telefónica dedicada y exclusiva con el personal encargado para atender las llamadas en nombre de ésta, servicio de recepción y envío de correspondencia, salas para eventos, reuniones y conferencias y demás, sin verse obligados a cumplir con los gastos propios de un espacio físico empresarial, como lo es la cuota de administración, el valor del arriendo, el mantenimiento de ésta, etc.
Ahora bien, teniendo en cuenta el sistema de funcionamiento de las oficinas virtuales, es importante diferenciar el concepto de éstas en contraste con las oficinas amobladas, pues aunque funcionan bajo una misma sombrilla, ofrecen servicios diferentes.
Oficinas virtuales
El término “Oficinas virtuales” tiende a ser implementado para describir al servicio que abarca al modelo en su totalidad. Sin embargo, cuando se habla puntualmente sobre las oficinas virtuales, se está haciendo enfoque puntual en los servicios que se ofrecen.
Una oficina virtual, como su nombre lo indica, se trata de un espacio tácito utilizado por empresas cuyas actividades no requieren de una oficina física propia en absoluto. Ello quiere decir que entornos como salas de juntas o salones para eventos no resultan necesarios dentro de la totalidad de las actividades de la empresa.
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Cuando una compañía contrata los servicios de oficinas virtuales, tiende a recibir:
- Dirección comercial.
- Línea telefónica exclusiva, con posibilidad de desvío y transferencia de llamadas.
- Buzón de voz personalizado.
- Recepción y envío de correspondencia.
Oficinas amobladas
En términos generales, las oficinas amobladas son una extensión más exclusiva del concepto de oficinas virtuales. Éstas, además de involucrar todos los servicios base de la oficina virtual, incluyen asistencias físicas. En otras palabras, como su nombre lo indica, las oficinas amobladas ofrecen servicios para empresas que sí necesitan un espacio físico, con el fin de llevar a cabo actividades puntuales.
Una empresa que cuenta con los servicios de una oficina amoblada cuenta con:
- Salas de juntas.
- Salones para eventos.
- Oficinas físicas con cubículos.
- Servicios de cafetería para empleados y clientes.
- Parqueaderos privados.
- Servicio de internet y telefonía.
Cabe mencionar que las el uso de los espacios en oficinas amobladas cuentan con una cantidad determinada de horas límite según el acuerdo.
Recopilando, el vertiginoso ritmo de la vida, los negocios, la evolución tecnológica y las tendencias de comunicación y consumo, le han abierto las puertas a un nuevo mundo más moderno y práctico, donde las empresas deben tener un pensamiento estratégico que no solo les permita mantenerse a la vanguardia, sino también ser relevantes ante su público. Esto da paso a la utilidad de las oficinas virtuales, las cuales se han convertido en el mejor aliado de todas las compañías que comprenden el curso del mundo y cómo estar siempre un paso adelante en cuanto a tendencias.
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