El coworking como lo conocemos hoy en día no nació de la noche a la mañana. Se trata de la unión de conceptos y formas de relacionarse que se han ido desarrollando. Esta evolución ha dado pie a una filosofía de vida y a entornos particulares de laborar.

Cronología del trabajo colaborativo

A continuación, hablamos sobre el progreso de estos ambientes, en donde se hace comunidad y se comparten recursos.

1. El primer hackerspaces

En 1995 se fundó, en Berlín, la C-Base. Aquí comienza esta historia. Se trata de un complejo de estaciones de trabajo en donde la gente se relacionaba, compartía conocimiento y se fundamentaba en valores compartidos. Quería dar libertad a la sociedad mediante el uso de redes inalámbricas. El acceso libre a Internet era su sueño.

La cultura organizacional también era una bandera. Desde 2003, el C-Base organizó una sesión semanal de música llamada “Cosmic Open Stage”. Músicos noveles o reconocidos ejecutaban su repertorio o improvisaban. Es por ello que, a partir de 2004, esta organización es reconocida como un punto de encuentro para festivales de arte y cultura.

2. El concepto nació en teorías del juego

Con la revolución tecnológica, comienza a esbozarse el primer concepto del trabajo en comunidad. En 1999, el teórico y desarrollador de juegos estadounidense Bernard DeKoven empleó por primera vez el término del cotrabajo.

En este caso, lo definió como: “trabajar juntos como iguales”. DeKoven, a través de las tecnologías de comunicación, buscaba formas de laborar en un espacio compartido donde todos tuvieran el mismo trato y se eliminara la necesidad de competir entre ellos.

3. Nueva York como pionero

Sin hacerse esperar, nació pocos meses después “42 West 24”, un espacio en Nueva York inaugurado por una compañía de software. La finalidad de este espacio era la de alquilar sus estaciones de trabajo a profesionales que necesitaran un sitio para desarrollar sus proyectos.

A estas alturas, aún no hacían referencias a características como el desarrollo de comunidad y networking. Este lugar sigue vigente hoy en día.

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4. Centro comunitario para emprendedores

Tres años después, en 2002, nació en Viena lo que se considera el primer espacio europeo de oficinas coworking. El Centro Comunitario para Emprendedores fue una iniciativa que surgió de dos emprendedores, junto a colaboradores y socios con diferentes profesiones.

Aquí el concepto de trabajo compartido se amplió. Es en esta propuesta que se integra el concepto de comunidad, pues profesionales y especialistas de muy diversas áreas forman una alianza para vencer la soledad que se genera al trabajar desde sus hogares.

5. El primer centro oficial

Finalmente, en 2015, se inauguró el primer espacio de oficinas integradas tal como las conocemos en la actualidad. Surgió en California, gracias a la iniciativa del programador Brad Neuberg. Esta cooperativa sin fines de lucro también fue alentada para vencer el encierro y la soledad por trabajar desde casa.

Ofrecía los recursos indispensables para el trabajo en comunidad como wifi, fotocopiadoras o computadoras. Asimismo, tenían almuerzos compartidos, descansos con meditaciones guiadas, masajes y daban paseos en bicicleta.

6. La tendencia actual

Después de estas experiencias nacieron los denominados hub. El primero se creó en Londres y de ahí se diseminaron por todo el mundo. El boom se dio en 2007, fue una tendencia en las búsquedas de Google.

Fue un punto quiebre. Las oficinas tradicionales comenzaron a ser obsoletas y el trabajo autónomo reclamó una manera diferente de asentarse. Se realizaron libros, revistas e investigaciones.

La tendencia muestra que los espacios de coworking seguirán en expansión. Empresas como IBM o HSBC tienen a sus empleados distribuidos en espacios de este tipo. Estos sitios universalizan tanto el uso de recursos humanos como tecnológicos. Los trabajadores independientes ya no se limitan a sus proyectos, sino que también se fortalecen entre sí.

El coworking es un estilo de trabajo que, aunque no es nuevo, ha ganado fuerza gracias a los cambios en el ámbito laboral que generó la pandemia del COVID-19. Este se refiere a cuando los empleados o socios de diferentes proyectos se reúnen en un espacio común para trabajar, de forma independiente o en grupos, en esos proyectos.

Otro día normal en la oficina

En un día típico en una oficina coworking en Bogotá, conseguirás personas que no trabajan para la misma empresa, pero comparten las mismas comodidades que ofrece una oficina tradicional, y se benefician con la libertad que ofrece: no tener la obligación del arrendamiento de una oficina a largo plazo.

Estos espacios ofrecen elementos básicos como conexión wifi, servicios de impresión y manejo de correo, por lo general, algún tipo de sala de conferencias, oficinas y algunos tendrán café, té y servicios de catering. Estos servicios serán tan sencillos o completos como el presupuesto de tu empresa esté dispuesto a cubrir, pero siempre tendrás a disponibilidad una variedad de planes, cada uno te ofrecerá alguna ventaja para que puedas instalar y desarrollar tu proyecto.

Las ventajas de trabajar en Bogotá en una oficina compartida

En un país tan próspero y dinámico como Colombia, invertir en una oficina coworking en Bogota es una decisión estratégica para tener acceso a este tipo de espacios y servicios. Si necesitas un poco de claridad de cuáles serán los beneficios de contratar estos espacios compartidos de trabajo, a continuación, encontrarás razones que por las que diferentes personas y empresas apuestan por el uso de estos servicios.

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1. Motivación

La motivación es el motor que mueve cualquier proyecto o emprendimiento. Una de las mejores cosas de estos ambientes colaborativos es que cada día se cargan de una enorme energía de productividad. Los espacios se llenan de personas motivadas y eso es casi contagioso. Un impulso adicional que siempre agradecerás.

2. Comunidad

El hecho de compartir el ambiente laboral crea un sentido de comunidad. Aparecerán caras habituales y personas que por el trato crearán lazos de amistad y camaradería. Te sorprenderás lo lejos que puede avanzar tu proyecto con la ayuda que tu nueva comunidad te ofrecerá

3. Acuerdos flexibles

Esto es lo que obtienes en lugar de un contrato de arrendamiento, rígido y a largo plazo. Es posible obtener paquetes de servicios que vayan acorde a tu presupuesto, optar por servicios ocasionales, como salas de conferencias o equipos para presentaciones. También es posible escalar el nivel de servicios cuando tu empresa empiece a crecer o tus proyectos se expandan.

4. Trabajo híbrido

La pandemia mundial impulsó el teletrabajo, pero ahora con la nueva apertura de espacios laborales seguros, estos se prestan para crear sistemas de trabajo híbrido, donde parte del personal pueda realizar sus labores desde casa, mientras otros equipos de la empresa se encuentran en la oficina celebrando reuniones o efectuando alguna presentación para un cliente. Tener una empresa con un espacio físico donde desarrollar las actividades es bueno para tu espíritu; puede mantenerte alerta y es ideal para la creatividad.

5. Expansión de tu red de influencia

Al poco tiempo de compartir espacios, empezarás a darte cuenta de la cantidad de gente que como tú quiere alcanzar el éxito. Es solo cuestión de tiempo hasta que comiences a establecer contactos y las nuevas oportunidades comiencen a fluir de forma orgánica.

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Por todo lo anterior puedes darte cuenta de que, contratar espacios de trabajo compartido en la ciudad de Bogotá no solo aporta beneficios económicos, también podrás encontrar un espacio cómodo, creativo, estratégico y socialmente conveniente. Busca tu paquete de servicios en este momento y haz que tu empresa o proyecto despegue y alcance todos sus objetivos.

Una oficina de coworking en Bogotá nace ante la necesidad de ofrecer a los trabajadores independientes y a algunas empresas, la posibilidad de contar con un ambiente laboral con costes más bajos a los de montar un espacio propio. Es un segmento de mercado en amplio crecimiento, pero que requiere una imagen fresca y moderna.

Factores a tener en cuenta a la hora decorar una oficina coworking

Debes tener en cuenta que no solo se trata de un lugar donde se pueda trabajar, sino que en él confluyen profesionales de diversos sectores que intercambian ideas y buscan ampliar su red de contactos. Por ello, los diseños deben ser amigables y versátiles.

Iluminación: 

Es un hecho que para realizar nuestras labores cotidianas necesitamos una buena iluminación. Si tu espacio tiene una buena iluminación natural, instalar vinilos adhesivos tipo esmerilado o frosted en los ventanales es un gran recurso para difuminar reflejos. Por el contrario, si requieres instalar luminarias en el techo, debes acompañarlas con iluminación complementaria en puntos estratégicos, como escritorios y áreas de lectura. La mejor opción es utilizar bombillos LED que contribuyen con una luz eficaz, son de larga duración y te ayudan a ahorrar energía. Combinar los tipos de luz (cálida o fría) cambiará la sensación de comodidad al interior del ambiente.

Muebles:

 Elegir el mobiliario adecuado es uno de los puntos principales para optimizar el uso del espacio y brindar la mayor comodidad a las personas que acuden a laborar. Es una buena opción disponer mesas rectangulares y amplias en las que se pueda poner con facilidad los elementos de trabajo (portátiles, cuadernos de notas, proyectores, etc.) sin molestar a los demás usuarios. Hay disponibles escritorios y estantes que favorecen a una buena organización del espacio. Si no contamos con un espacio amplio, lo ideal es optar por aquellos que aprovechan los espacios de las esquinas. En cuanto a las sillas, recomendamos adquirir las de diseño ergonómico que aportan comodidad mientras cuidan la salud de los trabajadores.

Colores: 

Los colores del entorno nos ayudan a transmitir y percibir diversos sentimientos. En tal sentido, debes buscar los tonos que contribuyan a mantener la armonía durante la jornada. Hay colores asociados a la productividad y la creatividad, como el azul, el morado y el verde. Debes tener en cuenta, además, los colores de tu logotipo que deben estar incluidos en la decoración del ambiente mediante detalles en la pintura o accesorios, reforzando tu identidad corporativa. Para los colores predominantes o base sugerimos la utilización de colores neutros como gris, blanco, beige o crema. Siempre valora que lo que se busca es un espacio para laborar que no debe estar sobrecargado de colores.

Accesorios: 

Como punto final y complementario, juegan un papel muy importante los cuadros y adornos. Creemos que emplear cajas decorativas y pequeñas cestas para guardar papelería y objetos pequeños brindará una percepción de organización con personalidad propia. Los libros de consulta también pueden ser aprovechados como elementos decorativos en estanterías. Siempre considera el tono de las paredes y muebles para ubicarlos de manera armónica.

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Organización: 

Estos ambientes suelen caracterizarse por contar con poco espacio, por lo que resulta muy importante mantenerlo organizado y en orden. Colocar etiquetas señalando los objetos que se usan con mucha frecuencia es una buena idea. Los papeles, lápices y útiles de escritorio siempre deben estar reservados en un espacio propio para no proyectar una imagen de desorganización. Siempre revisa que no estén a la vista cosas innecesarias que inculquen una sensación de desorden.

Concluimos que el ambiente del coworking es muy importante porque influye en la productividad y el bienestar de tus clientes, por lo que siempre debe transmitir creatividad, organización y productividad.

En la actualidad, una oficina de trabajo debe disponer de toda una serie de elementos que son absolutamente fundamentales. Tal es el caso del mobiliario, los materiales de oficina, un buen computador, la conexión a internet, un teléfono celular, buena iluminación e, incluso, ciertos anotadores. Veamos dichos elementos detalladamente.

El mobiliario

Para ser claros y concisos, es preciso tener en consideración que sin muebles no hay oficina. Así las cosas, veamos los que nunca podrán faltar.

1. El escritorio es fundamental. Sería inconcebible no contar con un mueble que te sirva para colocar y adaptar el computador, los materiales de oficina y demás implementos de trabajo. La comodidad y la ergonomía son muy importantes.
2. La silla es otro elemento trascendental. Nadie puede estar de pie cuando de oficinas para laborar se trata. Debe ser muy ergonómica, esto es, que favorezca una postura corporal correcta. La salud en el trabajo es primordial.
3. Es importante disponer de un armario o archivador. Aún es necesario organizar y, de paso, guardar muchos tipos de documentos físicos. Además, sirven para ubicar libros y otros implementos de trabajo.

Materiales de oficina

Aunque dentro del concepto de materiales también podríamos incluir el mobiliario, es mejor separarlos para una mayor claridad conceptual. Conoce los materiales indispensables para el buen funcionamiento de tu oficina.

En las oficinas de trabajo no se podrá prescindir de carpetas, sobres, engrapadoras, clips, lápices, bolígrafos, borrador, tijeras y demás. Una pequeña lámina de corcho es muy útil para pegar todos esos papeles pequeños que algunos suelen ubicar por todas partes.

Es más, debes adquirir todo lo que se ha anotado en una sola compra. No es conveniente estar saliendo a la calle para conseguir todo esto a diario. Estarías perdiendo mucho tiempo.

Ahora, si tu oficina forma parte de una empresa, tampoco sería bien visto estar pidiendo diversos implementos constantemente.

Un buen computador

Este dispositivo deberá contar con características que se adapten a tus gustos, necesidades y al tipo de labor que desempeñas.

Si laboras para una empresa, seguramente te brindará un buen computador. En caso contrario, le deberás pedir uno que ofrezca la calidad necesaria.

De igual forma, si eres independiente, lo podrás elegir a tu gusto. Ahora bien, será mejor que ahorres para que adquieras el indicado.

Cualquiera que sea tu caso, intenta que el computador se adapte a tus labores y necesidades específicas. Así, por ejemplo, si tu trabajo te exige muchos desplazamientos, mejor será un computador portátil.

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Buena iluminación

No es un implemento en el sentido estricto de la palabra. Sin embargo, sí es un elemento sustancial. Veamos las características que debe tener la iluminación.

• Es demasiado importante que minimice el cansancio en la vista y los dolores de cabeza.
• Una iluminación óptima te servirá para evitar esas malas posturas corporales que las personas deben adoptar, cuando no ven bien lo que está en la pantalla del computador. La ergonomía es básica.
• En el mismo orden de ideas, intenta que la iluminación sea natural, con el fin de que seas amigable con el medioambiente.

Conexión a internet y otros aspectos

En la actualidad, sin una buena conexión a internet es casi imposible adelantar gestiones de oficina. Veamos otros factores relacionados con esto.

1. El proveedor de internet debe ser confiable, para que te brinde estabilidad y una muy buena señal.
2. Además, estarás en contacto con tus clientes, proveedores y contratistas. Ellos se sentirán seguros al ver que siempre estarás disponible.
3. Por otra parte, en las oficinas no deben faltar la cámara web, la impresora, el escáner, los auriculares, los software que sean necesarios y, por supuesto, un buen teléfono inteligente.

Concluyendo, en la actualidad las oficinas para laborar aún necesitan algunos implementos tradicionales. Adicionalmente, será necesario equiparlas con todos los dispositivos y programas que te permitirán ir a la vanguardia.

Obtener una oficina en Bogota, con una buena ubicación, puede ser una ardua tarea si no se cuenta con asesoría o conocimiento acerca de cómo operan las distintas zonas de la ciudad. Es importante tener en cuenta que la actividad realizada en la oficina compagine bien con el lugar de ubicación. Además, que se pueda acceder fácilmente al transporte y restaurantes cercanos.

¿Qué aspectos tener en cuenta antes de arrendar una oficina?

Antes de dejarte deslumbrar por la nueva sede de tus negocios, ten en cuenta algunos consejos para arrendar el lugar adecuado:

• ¿Qué necesita la empresa? Ten en cuenta la cantidad de personal, el tipo de actividad que realizan y sus horarios de trabajo. Por ejemplo, las oficinas que cuentan con un departamento creativo requieren un lugar que permita explorar la imaginación, que les brinde momentos de ocio dentro de la oficina.
• La ubicación. Un lugar central, de fácil acceso y que tenga la seguridad necesaria para que los empleados se sientan a gusto. Busca un punto bien ubicado, pero que se ajuste al presupuesto.
• El presupuesto. Ten en cuenta cuánto dinero puede invertirse mes a mes en el arriendo y qué implementos se necesitan para adecuar totalmente el espacio.
• Oficinas amobladas. En caso de que prefieras ahorrar tiempo, una oficina con todo el mobiliario es una buena opción.
• Servicios adicionales. Algunos lugares que te ofrecen el arriendo de oficinas, cuentan con servicios adicionales como el de limpieza.
• Seguridad. Ten en cuenta que la empresa con la que gestiones todos los procesos, sea una empresa legal y tenga la manera de brindarte apoyo.
• El contrato. No te olvides de dejar todo por escrito y firmar un contrato que sea benéfico para ambas partes.
• Precio competitivo. No te cases con una sola empresa, averigua los precios de oficinas cercanas y evalúa la mejor opción.

¿Cuáles son las zonas ideales para tener una oficina?

Existen varias zonas que ofrecen espacios cómodos, muy bien decorados y con lo necesario para que tengas tu nueva oficina. Algunos de estas zonas de Bogotá son:

• Calle 80: En esta zona existen oficinas con acabados impecables y acogedores, con grandes ventanales que llenan el lugar de luz natural. Ubicadas en edificios con ascensores y recepción, en una calle principal de la ciudad en la que el transporte se encuentra muy cerca y fácilmente se llega a cualquier parte de la ciudad. Cerca de restaurantes y centros comerciales.
• Calle 90: Edificios esquineros con grandes ventanas, oficinas con salas de reuniones y auditorios perfectos para un grupo mediano de empleados. Esta zona es central, con gran cantidad de oficinas ubicadas allí, por lo que será sencillo encontrar restaurantes alrededor. El transporte se encuentra cerca.
• Calle 95: Esta zona de la ciudad está muy cerca del parque de la 93, lugares centrales y muy visitados de la ciudad. Cuenta con oficinas cómodas con espacios que incorporan lo natural para que los empleados puedan tomar aire fresco y despejar su mente.

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¿Cómo realizar el arriendo de oficina en Bogota?

Descubre las necesidades reales de tu empresa, una vez estés seguro, sigue estos pasos para tu arriendo de oficina en Bogotá:

1. Hazte a una idea del espacio que necesitas.
2. Busca asesoría con una empresa que ofrezca oficinas en arriendo.
3. Contacta con la empresa.
4. Revisa las opciones que tienen para ti.
5. Analiza la oferta comparando el precio y la calidad de lo que ofrecen.
6. Realiza el proceso, ten a mano los papeles y cierra el trato.

Existen zonas muy bien ubicadas en Bogotá, que permiten tener oficinas donde los empleados se sientan a gusto y puedan tener momentos de esparcimiento que fortalezcan los vínculos con su entorno laboral. El lugar donde se encuentre la oficina influye en las dinámicas laborales.

Los lugares de trabajo han evolucionado significativamente hasta convertirse en sitios que tienden a combinar las necesidades presentes en cada contexto. Generan entornos que fomentan la creatividad, la colaboración y tienen un impacto positivo en la productividad empresarial.

Características de una oficina de estilo moderno

Las oficinas en Bogotá incluyen características que permiten diferenciarlas con exactitud, conoce algunas de ellas:

Mobiliario ergonómico

La oficina moderna requiere contar con un mobiliario que ayude a prevenir los problemas físicos, de estrés y concentración de los trabajadores. Usualmente, debes preguntarte cuán cómodos se encuentran los colaboradores en el desempeño de sus funciones y si el resultado es altamente eficiente. Si la respuesta es no, que nada de eso resulta como lo esperas, entonces debes revisar si padecen de algún malestar constante que les impida realizar sus actividades con satisfacción.

Espacios multifuncionales

Hoy en día las formas de trabajo han sufrido cambios de gran impacto junto con las necesidades y requerimientos de los colaboradores. Por eso, una de las tendencias más importantes, es que los espacios de trabajo de diseño moderno, sean prácticos y funcionales para darles diferentes usos.

Tecnología integrada

Las nuevas tecnologías contribuyen a la efectividad de los procesos y a una mejor permanencia de los usuarios en el puesto de trabajo. Equipado con pantallas planas, proyectores y mobiliario tecnológico que incluye conexión de voz y datos, facilitan técnicamente el desarrollo de las actividades.

Entornos colaborativos

El empleo de espacios de trabajo individuales o los tradicionales cubículos que separan a los empleados. Estos dan paso a los de carácter colaborativo para un valioso ahorro. Además, ayudan a promover la creatividad y favorecen la comunicación y el aumento de la productividad.

Espacios abiertos

Cada vez es más frecuente encontrar oficinas con ventanales de grandes dimensiones, con vista hacia el exterior o alguna terraza, dándole paso a la luz natural y aprovechando la sensación de calidez y amplitud.

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Zonas de ocio

Es necesario disminuir las brechas existentes entre el trabajo y la vida personal. El mantenimiento de cómodas sillas en las zonas de trabajo compartido, son factores cada vez más comunes en los espacios modernos. Permiten a los trabajadores descansar, incluso expresar ideas que favorezcan el desarrollo de sus actividades.

Iluminación

La iluminación desempeña un papel fundamental en el diseño de las oficinas de carácter moderno. Una mala luminosidad puede causar cansancio visual e incluso afectar negativamente al rendimiento de los trabajadores.

Las diferentes fuentes de luz, naturales o artificiales, ayudan a mejorar el confort y la capacidad productiva de los empleados.

Motivación decorativa

Todos los tonos tienden a activar las diferentes emociones que impulsan la creatividad. Encarnan la identidad y la cultura de cada empresa. El color de las paredes tiene un gran impacto en el estado de ánimo de los trabajadores. Es preferible combinarlos en función de la imagen corporativa y la luz de la oficina.

Ventajas de una oficina de diseño vanguardista

Las ventajas de tener un espacio moderno y vanguardista te las mostramos a continuación:

Aumentan la productividad: proporcionan un ambiente agradable con bajos niveles de ruido que favorecen la creatividad del personal.

Espacios adaptables: las oficinas abiertas y compartidas ayudan a mantener buenos niveles de comunicación entre los empleados. Favorecen el trabajo en equipo.

Sostenibilidad: es fundamental tener en consideración el medio ambiente para coadyuvar al ahorro de dinero, agua y la disminución de emisiones nocivas para el planeta.

Mejoran la comodidad: contribuyen a mantener mejores condiciones de trabajo y de salud de los trabajadores.

Todos los cambios necesarios para adaptarse al paso del tiempo sitúan a los empleados en el centro de las decisiones estratégicas necesarias. Así entonces, es como se crean espacios adecuados para facilitar el desarrollo de entornos de trabajo más apropiados.

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Una sala de juntas es un espacio en el que vas a reunir con colegas o compañeros de tu empresa o emprendimiento. Se trata de un lugar que debe ser ideal para tener una reunión profesional y que brinde las herramientas necesarias. Por lo tanto, en este artículo, te enseñaremos la mejor manera de elegirla si estás ubicado en Bogotá.

¿Qué características debe tener una sala para juntas?

Primero que todo, nos concentraremos en lo que debe tener cualquier sala de reuniones buena. Así que debes fijarte en cosas como:

• Que cuente con muebles ergonómicos: Lo más importante es la comodidad para que las personas no se sientan agobiadas o cansadas si la reunión se alarga un poco más de lo habitual.
• Conexión a internet buena y estable: Solo existe una cosa más importante que la comodidad y es la conexión a internet. Esto es porque, seguramente, vas a requerir de realizar videoconferencias u otras actividades que requieren estar en línea.
• Espacio para presentaciones de todo tipo: Esto también es algo que no debe faltar, puesto que las reuniones en sí, siempre tienen una persona que expone un tema o varios. La sala debe contar con la tecnología adecuada para que se pueda presentar en forma de video y en pantalla grande.
• Un sistema de micrófono y altavoz: Si la reunión es de pocas personas, esto no tiene mucha importancia. Pero existen algunas reuniones empresariales a las que asiste una gran cantidad de socios, así que no querrías quedar mal si no te escuchan como es debido. Además, este sistema puede llegar a evitar muchos malentendidos.
• Accesorios para tomar nota o apuntes: Aunque esto no es del todo un requerimiento, porque estos materiales en sí los debe llevar quien organice la reunión. Pero si están allí presentes, es un plus que hace que la sala de reuniones sea mucho mejor.
• Algunos servicios de apoyo inmediato: Con esto nos referimos a que es muy bueno que, al menos en un lugar muy cercano, se cuente con impresoras y papelería. Esto puede llegar a ser muy importante si necesitas algo de última hora. Además, también necesitas un lugar donde puedas conseguir refrigerios si algo salió mal.

Consejos para elegir la mejor sala para juntas

Ahora te hablaremos un poco acerca de algunos factores que pueden afectar la elección de una de las mejores salas de juntas. Dichos factores pueden ser externos, así que no debes cumplir todo al pie de la letra, porque es difícil llegar a conseguir un lugar que los tenga al 100 %. Entonces, debes buscar:

1. Ambiente tranquilo: Es muy favorable que una sala para hacer juntas esté ubicada en un lugar en donde el ruido de la ciudad no es muy fuerte. Aunque hay muchas salas que tienen la capacidad de aislar el sonido hasta cierto punto.
2. Lugar cercano y fácil de encontrar: Si lo de encontrar un ambiente tranquilo no es una molestia, el mejor lugar para juntas puede ser un sitio que le quede fácil para llegar a la mayoría de los asistentes.
3. Equilibrado en costos y comodidad: Puedes buscar un lugar que sea muy cómodo, pero que no sea demasiado costoso. Tampoco puedes empezar a buscar salones baratos, porque posiblemente la atención no sea la más adecuada.
4. Lugares con disponibilidad inmediata: Si lo rentas y está disponible en cualquier momento, es que se trata de una empresa seria y comprometida. Así que será un lugar muy bueno para reunirse.

Una sala de juntas en Bogotá para reuniones directivas en tu empresa o emprendimiento es muy importante. Juntando las características que te mencionamos, con los consejos, seguramente tendrás un lugar ideal, acogedor y en el cual las ideas van a fluir muy bien.

No es un secreto que la pandemia afectó muchos de los hábitos que teníamos arraigados como sociedad. Uno de estos hábitos es el uso de las oficias privadas coworking como centro de trabajo principal.

Las oficinas privadas en pandemia

El uso de las oficinas privadas cambió por completo por efecto de la pandemia. La tasa de ocupación de oficinas a nivel mundial cayó drásticamente, dando paso a los trabajos en casa y a las actividades en línea. Todo debido a la cuarentena.

Pero ya la pandemia está bajo control en la mayoría de los países del mundo, y las oficinas privadas aún no recuperan sus números. Veamos los factores que todavía influyen en la lenta recuperación de este sector de la economía.

1. El arrendamiento

La pandemia obligó a muchas empresas a cerrar sus oficinas privadas para ahorrar en gastos de arrendamiento. En ese momento eran oficinas vacías que no podían cumplir su función, y aun así, estaban presentes en el gasto de capital.

Esto replanteó la situación para muchas empresas: el trabajo en casa. Trabajar con los empleados desde casa no fue tan traumático debido a las facilidades comunicacionales existentes hoy en día.

2. Las oficinas temporales

A medida que se flexibilizaba la cuarentena, comenzó a surgir una nueva necesidad: abrir la oficina de trabajo solamente para algunos empleados y por un tiempo limitado.

Esto dio como resultado las famosas «Oficinas temporales», las «Oficinas Virtuales» y las «Oficinas Compartidas». No había necesidad de abrir una oficina privada si solo trabajan pocos empleados y en pocos días.

Estos espacios temporales tuvieron un auge pospandemia nunca antes visto. Por ejemplo, en Bogotá,, donde han sido aceptados por pequeñas y grandes empresas como una manera de «funcionar» sin necesidad de abrir las oficinas privadas.

3. La movilidad de los empleados

Debido a la apertura parcial y lenta de las actividades, también surgió otro dilema: respetar las restricciones parciales de movilidad por la pandemia.

Esto hizo que las oficinas y centros de trabajos temporales se abrieran cerca de sus trabajadores para facilitar el traslado. Así, el empleado promedio trabajaría la mayor parte del tiempo en casa y se presentaría a la oficina temporal para actividades mayores requeridas.

Esta situación es muy conveniente para los empleados que se trasladaban de una ciudad a otra antes de la pandemia.

La actualidad de las oficinas privadas en Bogotá

Por supuesto, existen muchos otros factores a tomar en cuenta a la hora de analizar la reactivación de las oficinas privadas en Bogotá después de la pandemia. Pero estos tres aspectos son claves para entender la situación.

La mayoría de las empresas han notado que pueden seguir funcionando sin necesidad de abrir las oficinas privadas. Han tomado como beneficioso el tener oficinas compartidas y temporales, que les permiten ahorrar en gastos de arrendamiento y cumplir con las actividades.

Además, está el hecho de que los empleados quieren mantener la posibilidad de seguir trabajando desde casa, algo que se veía muy poco antes de la pandemia, y que ahora es muy común.

A esto súmale el tercer factor, el de la movilidad. Con las oficinas cerca de casa, muchos empleados no quieren volver a sus antiguas oficinas.

Aunque los números van aumentando poco a poco, la tendencia indica que las oficinas privadas perdieron de forma permanente peso estadístico en favor de las oficinas compartidas, las oficinas temporales y el trabajo desde casa.

Por ello, dado que las actividades se están normalizando, las oficinas privadas tanto en Bogotá como en muchas otras partes del mundo aún no se han recuperado del todo. Ya se nota una evolución a los espacios temporales y compartidos.

Trabajar en una oficina temporal es una de las mejores opciones de las que dispones en la actualidad si eres un emprendedor que apenas te empiezas a desempeñar en el ámbito laboral. Es más, también es una excelente alternativa para las pymes e, incluso, para ciertos casos en las grandes empresas. Te lo explicaremos a continuación.

¿En qué consiste el concepto de oficina de carácter temporal?

Veamos qué es una oficina de índole temporal y por qué se diferencia ostensiblemente del arrendamiento tradicional.

Cualquiera que sea tu situación laboral, es importante que sepas que este tipo de oficina se arrienda por semanas, por días e, incluso, por algunas horas, según sean tus gustos y necesidades.

Usualmente, te las alquilan con el mobiliario básico, por lo que podrás acomodar tus propios muebles y enseres a tu gusto, y de acuerdo a lo que estés requiriendo en determinado momento.

No estarás atado a los inconvenientes tradicionales a los que están sometidos los contratos de arrendamiento convencionales. Tal es el caso, por ejemplo, de los altos costos que tendrás que pagar, por años, por concepto de cánones mensuales de arrendamiento. Te podrías ver sometido a un proceso judicial de desalojo regulado en el artículo 384 del código general del proceso.

Cuando tomas en arriendo una oficina de índole temporal cuentas con dos posibilidades. Puedes alquilar una oficina privada o, si lo prefieres, solo un espacio dentro de una oficina compartida.

Cuando de pymes o de grandes compañías se trata, estas oficinas también pueden resultar muy útiles para ciertos propósitos. Si es necesaria cierta privacidad para reunirse con clientes o, bien, con proveedores especiales, estos espacios temporales pueden resultar imprescindibles cuando no quieres que otras personas los conozcan.

En el evento de un viaje de negocios, disponer de una oficina de trabajo transitorio es prácticamente imprescindible. Tendrás mayor privacidad en comparación con las tradicionales reuniones en restaurantes y hoteles. Además, contarás con algunos elementos de trabajo que son indispensables.

Ventajas y características de estas oficinas transitorias

Analicemos algunas de sus características más destacadas que, de paso, se convierten en notorias ventajas.

• Si eres un emprendedor o, de ser el caso, un empresario que apenas está comenzando, nada mejor que poder tomar esta alternativa que, como ya lo anotamos, es bastante económica.
• La versatilidad de esta modalidad es otra característica que, además, es una ventaja. Así, por ejemplo, hoy podrás atender a un cliente o a un proveedor en determinada zona de la ciudad. Y mañana tendrás la posibilidad de reunirte con otras personas que debes atender en otra área específica, porque así te lo pidieron.
• Ser propietario de un bien inmueble en Colombia conlleva responsabilidades que pueden llegar a ser pesadas. El pago de las cuotas mensuales a la administración del edificio en el que esté ubicada la respectiva oficina propia, es una carga de la que jamás te podrás deshacer. Con una oficina transitoria no tendrás esta obligación a tu cargo.
• Además, al ser dueño tendrás obligaciones tributarias como, por ejemplo, el impuesto predial y, de ser el caso, el impuesto al patrimonio que tampoco tendrás que pagar con esta modalidad de arrendamiento temporal de oficina.
• Otra ventaja bastante visible se constituye por el hecho de que tendrás la posibilidad de entrevistar a posibles aspirantes a cualquier cargo de tu organización, empresa o negocio, sin que alarmes a tus actuales empleados.
• Cuando vayas a lanzar nuevos productos o servicios, nada más beneficioso que llevar a cabo las reuniones en privado. Necesitarás privacidad para evitar que se filtre información inadecuadamente.

Concluyendo, una oficina de carácter temporal es una estupenda posibilidad si eres un emprendedor que apenas comienza o, bien, para ciertos casos relacionados con las pymes y grandes empresas.

La oficina virtual es una modalidad de coworking en la cual una empresa, a cambio de un pago, le permite a otra compañía hacer uso de sus instalaciones de oficina. Es una gran alternativa para profesionistas que van comenzando o para quienes quieren ampliar u optimizar su práctica profesional. A continuación, te explicamos lo que necesitas saber al respecto.

Ventajas

Esta modalidad de coworking tiene muchas ventajas sobre la renta de una oficina personal o sobre trabajar desde casa.

En primer lugar, puede ser mucho más barato, ya que al rentar o comprar una oficina completa, no solo tendrás que costearla, sino también el pago de servicios de agua, electricidad, internet, teléfono, limpieza, adquisición y renovación de mobiliario y mantenimiento, entre otros. Con una oficina compartida profesional, solo tendrás que pagar tu renta y te olvidas de todo lo demás.

Si decidieras trabajar y despachar desde casa, tendrías que hacer varias mejoras para poder dar un servicio de calidad, entre ellos mejorar tu mobiliario, habilitar una línea telefónica para tu labor, mejorar tu conexión a internet y dedicar un espacio en particular de tu casa para esta tarea. Gastos de los que podrías prescindir contratando un espacio de trabajo compartido.

Estos espacios de trabajo compartidos siempre estarán en las condiciones óptimas, por lo que podrás desarrollar tu trabajo y atender a tus clientes en un entorno ordenado y acogedor.

¿Cómo funciona?

No existe un modelo único de este servicio. Cada proveedor ofrece distintos beneficios a cambio del pago periódico. Dependiendo del proveedor, estos servicios se pueden adquirir en paquetes o por separado. Entre los servicios que te puede llegar a dar un proveedor, se encuentran los siguientes:

1. Apartado postal. A cambio del pago, y de manera pública o privada, podrás utilizar su domicilio para recibir cartas, notificaciones o paquetería en la ubicación de la oficina. Si quieres expandir tu práctica a otra ciudad, un domicilio local donde recibir notificaciones de clientes o autoridades, puede serte de mucha utilidad o incluso un requisito indispensable.

2. Uso público del domicilio. La mayoría de proveedores cobran por usar su dirección como tu domicilio comercial. Esto ayudará a que tus clientes te perciban como un profesional establecido y no como a un aficionado que no será capaz de solucionar sus problemas.

Adicionalmente, te dan la opción de usar su dirección como domicilio fiscal, para efecto de que uses su dirección ante las autoridades tributarias. Esto lo cobran por separado debido a que, en caso de un crédito fiscal, podría generarles algún inconveniente.

3. Atención telefónica. Otro servicio que ofrecen es darte una línea telefónica personal y asignar un telefonista para que la conteste a nombre tuyo o de tu emprendimiento, tomando recados y dándote un reporte diario. De forma opcional, puedes contratar un servicio de línea telefónica virtual, con lo que tus llamadas serán transferidas directamente a tu teléfono móvil.

4. Uso de áreas comunes, casi todos los paquetes te incluyen el uso ilimitado de las áreas comunes dentro de un horario establecido. Durante este tiempo, suelen darte de forma gratuita acceso a internet y te permiten recibir y atender a tus clientes. Sin embargo, estos espacios no ofrecen privacidad.

5. Uso de áreas privadas, por el pago de una suma adicional, podrás obtener el derecho a usar por un tiempo determinado despachos privados, salas de juntas u otras instalaciones donde podrás atender a tus clientes sin interrupciones.

Si piensas emprender como profesionista independiente sin hacer grandes gastos o expandir tu negocio, no lo dudes y busca este servicio. Si te encuentras en Colombia, una gran opción es Oficce In que cuenta con las oficinas virtuales en Bogota mejor equipadas y gran variedad de paquetes para todas las necesidades.