Las pausas activas son pequeños recesos a lo largo de tu jornada laboral que incluyen técnicas y ejercicios enfocados a recobrar energía, minimizar la fatiga, prevenir el distrés y las dolencias osteomusculares.

A su vez, forman parte de las prácticas que aconsejamos incluir a quienes trabajan en oficinas en Bogota para obtener una mejor productividad.

Tips para ejecutar los ejercicios durante el receso activo en tu oficina o coworking

• Respira naturalmente, sin esfuerzo.
• Inhala lenta y profundamente al comenzar cada movimiento y luego exhala al volver a la postura inicial.
• Relájate mientras haces los ejercicios.
• Dirige tu atención a los músculos y las articulaciones que se estiran en cada movimiento.

Sigue estas recomendaciones al hacer los ejercicios que te señalamos a continuación.

1. Ejercita tus ojos

• Fija la mirada en un punto lejano entre 15 a 30 segundos e intenta no parpadear. Seguramente experimentarás ardor, que se aliviará al abrir y cerrar tus ojos nuevamente.
• Lleva el dedo índice de la mano derecha al frente con el brazo estirado y detalla la huella dactilar. Posteriormente, dirige la mirada al fondo, lo más lejano que puedas. Enfoca y desenfoca mientras alternas la mirada entre el dedo y el punto lejano, al tiempo que acercas el dedo a los ojos. A continuación, haz el ejercicio alejando el dedo y alternando de igual modo el enfoque.

2. Relaja los músculos del cuello

• De pie, inhala y lleva tu cabeza hacia atrás; al exhalar, lleva el mentón al pecho. Vuelve al centro y flexiona la cabeza lateralmente tratando de tocar tus hombros con la oreja de un lado y del otro. Ahora, mira por arriba del hombro del lado derecho y luego del lado izquierdo. Repite entre cinco y diez veces.
• Haz cinco movimientos circulares con la cabeza en un sentido y cinco en sentido contrario. Debes inhalar al subir y exhalar al bajar.

3. Suelta tus hombros

• Coloca tus manos sobre los hombros y mantenlas allí mientras bajas los codos hasta el torso. Inhalas al ascender y exhalas al descender.
• Manos en la postura del ejercicio anterior, codos hacia los costados. Une ambos codos frente al pecho y repite, abriendo y cerrando varias veces.

4. Alarga plácidamente tus brazos y espalda

• Pies separados al ancho de los hombros. Une los dedos de las manos y gira las palmas hacia fuera. Estira los brazos de manera que las manos queden por arriba de la cabeza. Mantén unos 10 segundos la postura llevando tu atención a la respiración, sincronizada con el conteo mental de los segundos en forma descendente.
• Párate con los pies separados más allá del ancho de los hombros, entrecruza las manos y baja poco a poco el torso hacia delante haciendo flexión de cadera en 90°.

5. Estira tus piernas

• En postura erguida, acerca en lo posible la rodilla derecha al pecho con la ayuda de la mano y mantente con la espalda recta por 10 segundos. Mira un punto fijo para mantener el equilibrio o puedes apoyar la otra mano en la pared. Repite este ejercicio con la otra pierna.
  
• Desde la postura anterior, estira la pierna en punta de pie y flexiona la rodilla al llevar el talón al glúteo, mientras sostienes el pie por el tobillo con ambas manos. Repite por el otro lado.

Aquí encontrarás información más detallada sobre los momentos de descanso activo en tu rutina laboral y otros 5 ejercicios para hacer pausas activas en tu oficina.

En definitiva, estos movimientos favorecen tu desempeño, eficiencia y bienestar integral, aspectos que redundan en la buena convivencia con tus colaboradores. De esta manera, te renuevas para retomar tu rutina productiva con mejor disposición para continuar.

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Si de decorar oficinas se trata, nosotros te vamos a asesorar profesionalmente, con el fin de que adecúes tus espacios laborales según las tendencias y necesidades que han surgido en los últimos meses. Recuerda que, en la actualidad, la flexibilidad es la tendencia predominante y ello requiere de una nueva decoración.

¿Cómo debes decorar tu oficina en el actual 2024?

1. Para ciertos tipos de oficina, se están utilizando colores vivos y alegres que, de paso, revitalicen todos los espacios laborales. Esta tendencia aplica para paredes, techos, pisos y accesorios.
2. En otros tipos de espacios de trabajo, se está usando un estilo más elegante que vivaz. Además de la aludida elegancia, se están imponiendo los colores neutros que, de paso, brinden espacios estéticos y acogedores. Tendrás la sensación de que, en espacios así decorados, el trabajo es más cómodo.
3. Debido a la situación de salud por la que está, aún, atravesando el planeta (la pandemia no ha terminado oficialmente), ha sido necesario que los arquitectos, interioristas y decoradores de interiores acudan a espacios que se puedan adecuar a la cantidad de individuos que deberán trabajar allí.
4. En no pocas empresas, aún está funcionando la denominada alternancia, por lo que es posible que, en determinados días, esté trabajando una sola persona, al tiempo que otros días estarán 3, 4, 5 o más.
5. Así las cosas, para lograr que la comodidad impere, es preciso que se adquiera un mobiliario modular o, si se prefiere, expandible. Además, será muy importante que haya separadores móviles entre las diferentes salas, cubículos y demás.

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Otros factores a tener en cuenta al momento de decorar tu oficina este año

• Los sistemas de aislamiento de ruidos serán muy necesarios, debido a la cercanía entre los empleados. Pero, eso sí, estos sistemas no deberán atentar contra la estética que, también, es muy relevante para efectos de implementar espacios agradables de trabajo.
• De hecho, las alfombras o pisos vinílicos son bastante eficientes como aislantes acústicos. Además, se les puede conseguir de tal manera que brinden estética e, incluso, el tipo de ambiente deseado; esto es, acogedor y tranquilo o, bien, vivaz y más dinámico. También existen techos y paneles especiales que sirven para aislar los incómodos ruidos.
• El denominado diseño biofílico es otra de las tendencias actuales en materia de espacios de trabajo. Esto se debe a que los elementos que nos da la naturaleza brindan tranquilidad y sosiego en momentos de estrés, además de ser muy decorativos. Adicionalmente, ayudan a disminuir e, incluso, a eliminar la iluminación artificial.
• Para ello, será muy útil que acudas a las plantas, los pequeños arbustos, a las fuentes de agua (como las cascadas) y a los muebles y accesorios fabricados en madera natural.
• Si se trata de oficinas en Bogotá, donde el clima es frío a partir de las cuatro o cinco de la tarde, la madera es un elemento indispensable. Además, este material es bien óptimo para que implementes áreas de café, salas informales, áreas para descansar, zonas de juegos y demás espacios que eran impensables antes de empezar la pandemia.
• Otra tendencia para tu oficina es la combinación de colores neutros, como los tonos beiges, blancos y ocres. Ello, por cuanto debes saber que brindan una exquisita sensación de comodidad. En espacios con estas tonalidades deben imperar muebles de madera natural, alguno que otro color corporativo, alfombras modulares de tonos grisáceos y, por qué no, pisos laminados de madera.

Concluyendo, digamos que tu oficina este año se debe caracterizar por la flexibilidad, la sensación de comodidad y por la implementación de colores con los que sientas que estás en un espacio laboral acogedor.

Cuando de oficinas flexibles se trata, es preciso tener en consideración que la pandemia ha modificado muchos aspectos que son realmente valiosos. Es así como ha venido emergiendo una modalidad que, como lo son estos espacios flexibles, se han constituido como una excelente alternativa a los espacios de trabajo convencionales y tradicionales.

¿En qué consiste una oficina de índole flexible?

1. Son espacios de trabajo que te brindan flexibilidad, y te la brindan desde el punto de vista del tamaño, de los servicios, del mobiliario, de la ubicación y, muy importante, respecto del relevante tema de la contratación.
2. Además, estamos ante una de las mejores opciones de arrendamiento de despachos para las organizaciones y empresas que se encuentran trabajando bajo el esquema de la semi presencialidad. Lo anterior, en vista de que solo pagarás por el uso mismo y por el espacio que realmente necesitarás.
3. Algunos ejemplos para ilustrar lo anotado, los encontramos en los despachos de uso por horas o, bien, por días de la semana y, también, en los denominados espacios coworking. Otros ejemplos se encuentran en los llamados despachos virtuales combinados mediante el puntual uso de las instalaciones.
4. En las anteriores modalidades existe un objetivo que radica en que los espacios respectivos se adapten a tu forma de laborar y a la forma de trabajar de las personas que están a tu cago, si es el caso.
5. Además, estos espacios de índole flexible permiten que los trabajadores sean más competentes y, de paso, más productivos, gracias a que laboran en una condición de máxima comodidad. Son espacios a la medida de tus gustos y necesidades, según sea el tiempo que necesites para utilizarlos.
6. Son espacios óptimos para el trabajo freelance, ya que, si trabajas en esta modalidad, dispondrás de un domicilio con un prestigio predeterminado. Domicilio que te será de gran utilidad para que te reúnas con clientes, proveedores, deudores, acreedores, contratistas y demás personas naturales o jurídicas que tengan que ver con tu actividad.
7. Lo anterior, sin tener que pagar por un espacio físico mediante la tradicional modalidad de pago mensual. Solo pagarás por las horas en que, realmente, necesites de ese espacio flexible.

¿Cuáles son las ventajas que tienes con estos espacios?

• En primer término, las oficinas flexibles te brindan una mayor facilidad en lo que respecta a tu específica adaptación, si es que trabajas individualmente y/o en calidad de persona natural, como es el caso de muchos abogados, contadores, ingenieros y, en general, en lo relacionado con las llamadas profesiones liberales.
• Si eres empresario, lo mismo que acabamos de mencionar se podrá predicar en relación con tu empresa y, de paso, con los empleados de esta.
• Otra ventaja se puede encontrar en el hecho de que gozarás de un interesante ahorro en cuanto al tiempo y al dinero.
• Además, este tipo de espacio te ofrece bienestar, comodidad y, también, movilidad para ti o, de ser el caso, para los trabajadores de tu empresa.
• Verás la forma en que se incrementa la productividad, bien sea tuya como persona natural que trabaja individualmente o, bien, de tu compañía en caso de que la tengas.
• Un aspecto bien relevante lo podrás encontrar en la personalización de los espacios de trabajo. Ya no se trata de aquella modalidad tradicional en la que, en un espacio compartido y totalmente colectivizado, todos trabajaban apiñados en un solo espacio, por más que hubiese divisiones físicas.

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En resumidas cuentas, las oficinas en Bogotá, cuando dispones de ellas en la modalidad de flexibles, se están constituyendo en la mejor de las opciones para profesionales independientes y, también, para empresas que cuentan con varios empleados.

Uno de los aspectos principales cuando se tiene un negocio o emprendimiento es el espacio de trabajo. Esto se puede convertir en un dolor de cabeza, pues habiendo tanto por considerar (especialmente en una gran ciudad) quizás algunos detalles se escapen de las manos. Por ello, te mostraremos las claves para el arriendo de oficinas en Bogotá.

¿Qué debo saber para arrendar una oficina en Bogotá?

Estudia las ventajas

Si vas a alquilar una oficina, te pedimos que prestes atención a estos consejos.

Inicialmente, debes conocer los beneficios que te traerá alquilar una oficina en Bogotá, el centro de negocios por excelencia de Colombia. Será exponer tu empresa en la vitrina más importante del país, algo que indudablemente hará que ganes en reconocimiento. Al ser una ciudad tan grande estará llena también de oportunidades, fuerza laboral y opciones de crecimiento.

Cabe mencionar que, al arrendar una oficina en lugar de comprarla puedes poner a andar tu emprendimiento sin invertir demasiado dinero y tendrás mayor flexibilidad en caso de que decidas cambiar de lugar.

Establecer el presupuesto para el alquiler

Es primordial contar con un presupuesto antes de analizar los demás factores, pues el dinero determinará prácticamente todo lo relacionado a tu futura oficina.

Conoce los requisitos

Debes cumplir con ciertos requisitos y estándares antes de tomar cualquier espacio en alquiler. Es recomendable que antes del proceso de búsqueda, tengas a mano tu documento y certificado de ingresos (el mínimo requerido es el doble del valor del arriendo). Ahora bien, si tomas el arriendo en calidad de empleado, necesitarás también un certificado laboral y desprendibles de pago.

Y si planeas usar la figura de independiente, necesitarás el RUT, así como el NIT de la empresa y cámara de comercio, si aplica. Por ello, te aconsejamos contar con, al menos, dos codeudores cuyos ingresos sean del doble del valor del canon. Otros documentos requeridos son extractos bancarios, declaraciones de renta y certificados de ingresos y retenciones.

Escoger la zona adecuada

Una de las grandes ventajas de una oficina en Bogotá es que encontrarás muchos tipos de oficinas en la ciudad. Los lugares más recomendados se encuentran alrededor de Chapinero, El Chicó y La Candelaria.

Sin embargo, el sitio ideal dependerá de la actividad que realices, así que presta especial atención a los lugares donde tus clientes se concentran y centra tus opciones en ese espacio.

Determinar el espacio

Al escoger una oficina es determinante dar con el área de trabajo adecuada, así que plantéate las siguientes preguntas:

• ¿Cuantas personas trabajarán en la oficina?
• ¿Necesitaré una zona de recepción?
• ¿Planeo aumentar los empleados a futuro?
• ¿Cuántos despachos serán necesarios?

Ten claras tus necesidades a la hora de rentar

Sabemos que todas las oficinas son distintas, por lo que el primer paso es decidirte entre una oficina abierta o cerrada, determinar si tienes el mobiliario suficiente o requieres que la oficina esté amoblada. En caso de que necesites recibir o enviar mercancía, debes considerar que cuente con accesos grandes y cómodos.

Verifica los servicios y extras

Ocasionalmente, no prestamos atención a los complementos, pero pueden marcar la diferencia entre una oficina cualquiera y el entorno perfecto para ti. Ten en cuenta factores como:

• Vigilancia privada y 24/7. Aportará seguridad a tu negocio y te dará la oportunidad de acceder al local cuando lo necesites.
• Iluminación natural. Es más favorable para tus empleados, tus finanzas y el medioambiente.

Proceso de alquiler

Una vez te decidas por una oficina, y presentes los documentos mencionados, será el momento de firmar el contrato y cerrar el proceso de alquiler. Recuerda verificar el contrato minuciosamente (duración, garantía o fianza, servicios públicos, impuestos y demás) y guardar una copia para evitar inconvenientes o malentendidos.

Ten la plena seguridad de que siguiendo estas claves conseguirás el espacio perfecto para que tú y tu negocio alcancen el nivel de productividad que esperas.

Considerando que nuestro centro de trabajo es el lugar donde pasamos la mayor parte del tiempo, es fundamental que los colaboradores se encuentren rodeados de un clima laboral que contribuya de manera positiva a su salud y desempeño laboral. Por ello es importante cuidar diferentes aspectos que van desde una oficina personalizada hasta la asignación de tareas. Te explicamos mejor a continuación.

¿Cómo mejorar el ambiente laboral?

Para mejorar el clima laboral en una empresa, es importante conocer en qué punto se encuentra actualmente, es decir, reconocer en qué está fallando y partir de ahí para el verdadero cambio. Sin embargo, hay algunos aspectos básicos que no pueden pasar desapercibidos. A continuación, te mencionamos algunos de los más importantes:

1. Respeto. Muchas veces dicen que en el pedir está el dar. A nadie le gusta recibir indicaciones a gritos, por lo que promover el respeto entre colaboradores sin importar el nivel jerárquico que ocupen es la base para lograr la empatía y la tolerancia en el equipo de trabajo.
2. Diseño y distribución. La organización y distribución de los bienes inmuebles del lugar es una pieza fundamental para la comodidad del personal, ya que cuando se cuentan con espacios más ordenados, diseños ergonómicos que contribuyan a una postura adecuada y, en general, una organización que permita identificar con mayor facilidad las áreas y donde se ubica cada cosa, facilita el día a día del trabajador.
3. Liderazgo y retroalimentación. Los empleadores deben tener clara una cosa: trabaja con personas. Ya no se trata de trabajar bajo un esquema basado en dar y recibir órdenes. Se trata de fijar metas y trabajar en conjunto para lograrlas, escuchar la opinión y retroalimentación por parte de los empleados para posibles mejoras y reconocer el trabajo individual y grupal que aliente a las personas a mejorar.

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¿Cómo motivar a tu equipo de trabajo?

Un clima laboral agradable combinado con estrategias de motivación, puede suponer que se tendrán colaboradores más felices, trabajo más eficiente reflejado en resultados y estos en productividad, pero ¿cómo puedes lograrlo?

A continuación, te presentamos algunas de las estrategias que muchas empresas, incluso multinacionales, emplean para mantener motivados a sus colaboradores:

1. Flexibilidad. Se ha demostrado que cuando las personas tienen jornadas más reducidas, entonces son más productivas. Por esta razón, es importante analizar las tareas que se están llevando a cabo, los horarios, los días de descanso, el desempeño laboral, entre otros aspectos, para determinar en qué grado se podría implementar esta medida.
2. Capacitación. Brindar a los colaboradores herramientas que les permitan aprender y desarrollar habilidades.
3. Salario y prestaciones médicas. Las personas se sienten más motivadas cuando, además de que reciben una remuneración económica, tienen seguridad médica. Mientras mejor remunerado sea el trabajo y les brinden esta prestación, entonces más seguros se sentirán.
4. Extras. Hay pequeños aspectos que pueden influir de manera positiva en los trabajadores. Algunos de ellos podrían ser: que cuenten con estacionamiento, opción de té y café en la oficina, permitir que tengan un objeto personal en su escritorio, la libertad de vestir jeans y tenis un día a la semana, fomentar la convivencia familiar a través de eventos o dinámicas, felicitaciones de cumpleaños, entre otras.
5. Material necesario. Para que una persona pueda desarrollar sus funciones es indispensable contar con el material y equipo necesario, es decir, si hay un reporte de equipo de cómputo descompuesto, atender la solicitud lo antes posible y brindar una solución temporal al trabajador para que no sienta que lo están dejando de lado o que caiga en la idea errónea de que su trabajo es insignificante.

Mientras mayor flexibilidad y comodidad se les brindes a tus colaboradores, mejores serán los resultados y se verán reflejados en la productividad.

La situación actual es una oportunidad para un replanteamiento completo de los procesos comerciales. Con la experiencia adquirida, las grandes empresas y sus empleados tendrán diferentes demandas en su trabajo en este regreso. Esto cambia la futura interacción entre las personas y los edificios de oficinas amobladas en Colombia. Quédate y te explicaremos todo en profundidad.

Cambios en el mercado de oficinas

La pandemia provocó una ralentización de la actividad de la gran mayoría de las empresas. En respuesta al coronavirus, las organizaciones suspendieron nuevos proyectos hasta que la situación se estabilizó, y tuvieron una reducción en la actividad comercial y los ingresos de la empresa.

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Expectativas sobre la demanda de alquiler en la presencialidad

Los representantes de este mercado en Colombia tienen diferentes opiniones sobre la necesidad de un espacio de oficinas moderno en un futuro próximo. Más de la mitad cree que a largo plazo la demanda no cambiará, mientras que un tercio espera que disminuya. Estos son algunos indicadores de cómo se ha transformado el mercado inmobiliario y los cambios que habrá en el futuro:

• La situación actual hace que las empresas centren su atención en la optimización de costes. Los inquilinos esperan que los términos del arrendamiento sean flexibles, tanto en cuanto a la duración del contrato, el plazo y distribución de las exenciones de renta, la posibilidad de expansión o la necesidad de reducción de espacio, lo que contribuye a obtener beneficios económicos reales. Se pronostica que, el resultado de las expectativas que te mencionamos anteriormente, será un aumento en la proporción de renegociaciones en el número total de contratos firmados en 2020, que en comparación con el año pasado.
• Las opiniones también están divididas cuando se trata de tarifas de alquiler. Ya que muchos oficinistas no esperan cambios, pero otros creen que los alquileres bajarán aproximadamente entre un 5 % y un 10 %.
• El efecto de la desaceleración económica provocada por la pandemia será una escasez de capital, lo que reducirá las inversiones en espacios de oficinas modernas y generará reticencia a concluir contratos de arrendamiento a largo plazo. También afectará al mercado de los servicios empresariales modernos. Las empresas del sector BPO / SSC pueden aumentar el interés en ubicaciones en centros urbanos más pequeños en los llamados mercados secundarios.
• La mayoría de los inquilinos ya ha revisado la demanda de espacio de oficinas o lo hará pronto. Ante la pandemia, muchas empresas cambiaron al modo home office, lo que en la mayoría de los casos no afectó el funcionamiento de sus actividades operativas y comerciales. Algunas empresas continúan con sus empleados en casa, y sin presencialidad y oficinas alquiladas para ser usadas en el momento adecuado.
• Tienes que saber que, en los próximos meses, puede haber una desaceleración en la ejecución de las inversiones de desarrollo. La alta inflación, los costos laborales más altos, el rápido aumento de los precios de los materiales de construcción y la falta de disponibilidad de ciertas materias primas pueden reducir la oferta de nuevos proyectos de oficinas.
• La tendencia de uso mixto. Hay cada vez más proyectos de uso mixto en el mercado de bienes raíces comerciales, en los que la función de oficina dominante a menudo se complementa con elementos residenciales, comerciales, de servicios, entretenimiento y hoteles. Este tipo de inversiones son populares entre los inquilinos y también satisfacen las necesidades cambiantes de los empleados que, después de casi dos años de la pandemia, comenzaron a apreciar las ventajas del “estilo de vida local”.

Nuestro regreso ha dejado su huella, cambiando la dirección del desarrollo del espacio de oficinas. Como resultado, desde hace varios meses, se han notado cambios en el tamaño de las oficinas y, sobre todo, en sus funciones, hacia una más social. Esperamos que esta información te sea útil.

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Las oficinas personalizadas están equipadas con tecnologías y sistemas destinados a aumentar la eficiencia de tus empleados. Este efecto se puede lograr a través de la disposición adecuada del espacio de tu oficina, lo que se traduce en el bienestar de las personas que laboran en ella. Uno de los elementos que influye en la productividad de tus empleados es la iluminación bien diseñada y la selección de fuentes de luz de alta calidad.

El efecto de la iluminación en el cuerpo humano

La gente ha vivido en espacios abiertos durante millones de años, por lo que hemos adaptado el ritmo de vida a los cambios estacionales y diarios de la luz solar. Esto afecta a tu productividad durante la jornada laboral.

Influencia en el estado de ánimo

“La mala luz hace que una persona sea infeliz”. Esta idea del diseñador alemán Ingo Maurer ha sido repetidamente confirmada en estudios realizados por científicos. El impacto de la iluminación en la salud humana no puede subestimarse: la luz de baja calidad afecta negativamente al aparato visual, provoca fatiga, molestias, migrañas, insomnio y reduce el rendimiento.

La luz influye en tus biorritmos

Se sabe que la actividad humana es mayor con luz natural que con luz artificial. En un día soleado, las personas reportamos un mayor rendimiento que en un día nublado. En invierno, cuando las horas de luz son más cortas, somos menos productivos que en verano. La exposición humana a la luz desencadena una respuesta de un fotopigmento sensible a la luz específico en el ojo, que a su vez puede influir en tus ciclos circadianos.

Cómo tener un área de trabajo más iluminada

Las hormonas del ritmo circadiano se pueden regular de forma segura con iluminación de calidad. Esta tarea se resuelve con éxito mediante sistemas de luz biológica y emocionalmente efectivos. Están diseñados para mejorar el estado físico y emocional y la salud de una persona, además de ayudarla a resolver eficientemente las tareas laborales.

Intensidad

Uno de los criterios más importantes a la hora de diseñar la iluminación en el lugar de trabajo es su intensidad, que se expresa en lux (lx). Afecta la velocidad de las tareas visuales y debe adaptarse a la naturaleza del trabajo y el lugar. Los valores de iluminancia requeridos para el trabajo de oficina se especifican en estándares generales de seguridad. Estos estándares hacen que el número de lux dependa del tipo de trabajo de oficina realizado en un puesto determinado. El valor mínimo recomendado es de 200 lx en archivos y almacenes. Al archivar y copiar documentos se requiere una intensidad de luz de 300 lx. A su vez, trabajos de teclado, escritura a mano, reuniones en salas de conferencias, etc., requieren una intensidad lumínica mínima de 500 lux.

Uniformidad

La iluminación de la sala de trabajo de las oficinas privadas debe ser uniforme y constante al mismo tiempo. Para garantizarlo, es recomendable disponer de la mejor iluminación general en forma de lámparas de techo, así como iluminación local adicional, teniendo en cuenta los requisitos específicos de la actividad que se desarrolla en un puesto determinado.

Deslumbramiento

El deslumbramiento es el resultado de una distribución o rango de luminancia inadecuado, pero también puede surgir como resultado de contrastes demasiado altos. Se manifiesta en la incapacidad de reconocer los detalles de los espacios que rodean al empleado. Debido a que es causado por ventanas y luminarias demasiado intensas, para eliminarlas o nivelar su funcionamiento, utiliza persianas y elementos que apantallan la fuente de luz directa.

Como puedes ver, la selección de las fuentes de luz adecuadas es de vital importancia para garantizar condiciones de trabajo en oficinas cómodas y seguras, lo que resultará en un trabajo eficiente de todo el equipo de la oficina, independientemente de su tamaño.

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Para elegir una oficina de trabajo en Bogota es necesario, antes de nada, que determines si lo más conveniente es adquirir o arrendar una oficina cerrada o una abierta. Lo anterior es así porque las diferencias son sustanciales entre ambas categorías y debes analizarlas detenidamente, si quieres hacer una buena elección. No es sano apresurarse.

¿Qué es una oficina abierta y una cerrada?

• Cerrada: Estas oficinas se conocen comúnmente como oficinas amobladas y son aquellas en la que predominan las paredes y divisiones que sirven para separar la oficina de los demás espacios en una empresa. Cuentan con zona comunes en algunos casos como salas de juntas, auditorios y terrazas.
• Abierta: En esta no existen paredes y están diseñadas de modo que todo el mundo dentro de la organización pueda trabajar en un mismo espacio.

Las diferencias fundamentales entre una oficina abierta y una cerrada

Veamos las diferencias más destacadas entre estos dos tipos de oficina, sin que pierdas de vista sus ventajas y desventajas.

1. La oficina cerrada trata acerca de aquellas que se encuentran amobladas en un espacio cerrado, mientras que el concepto de oficina abierta novedoso sí, pero no privado, y ha ido ganando terreno en los últimos años.
2. La oficina cerrada ofrece un poco de más privacidad para tu empresa, al tiempo que permite una comunicación más óptima entre estos sin perjudicar ni interferir en el trabajo de los demás departamentos. En la abierta, en cambio, encontrarás cierto tipo de interferencia entre los diferentes departamentos aledaños.
3. En la oficina cerrada el espacio es más específico y delimitado, por lo que acomodar y distribuir muebles, enseres y equipos te puede resultar un poco más complejo.
4. Las oficinas cerradas y amobladas suelen contar con iluminación artificial en combinación con fuentes naturales de luz ya que, están ubicadas estratégicamente para ofrecer a los colaboradores un espacio más agradable optimizando la productividad. Por otra parte, en las abiertas predomina la iluminación natural, ofreciéndole más frescura al ambiente
5. En cuanto a los ruidos y sonidos, en las cerradas se concentran más por un fenómeno acústico apenas natural. En las abiertas, a su vez, los sonidos se disipan gracias al ruido blanco.

¿Cuál es mejor para cada tipo de empresa?

Existen muchas y variadas clasificaciones sobre los diferentes tipos de empresas. Sin embargo, te vamos a enseñar qué es lo que más te conviene para ciertas clases de empresas.

• Empresas que brindan los servicios de profesiones liberales. Usualmente, cuando se trata de empresas que ofrecen servicios médicos, jurídicos, contables, financieros y similares, lo más indicado es que dispongan de oficinas cerradas, por la necesidad de confidencialidad.
• Empresas creativas. Por lo general, cuando el trabajo de tus empleados es de tipo creativo, lo más indicado es que cuenten con oficinas abiertas, lo que permite un continuo intercambio de ideas.
• Entidades financieras. Cuando se trata de empleados que manejan información confidencial, lo mejor es que les ofrezcas oficinas privadas. Cuando no, lo más indicado es brindarles oficinas abiertas, dado que estas brindan un mejor ambiente laboral, al tiempo que reducen el estrés.
• Empresa unipersonal. Si eres el único dueño y funcionario de una empresa unipersonal, lo mejor es que cuentes con una oficina cerrada, ya que no es conveniente que otras personas ajenas a tu negocio se enteren de tus ideas, innovaciones y de los nombres de tus clientes.
• Empresas de desarrollo científico o tecnológico. Requieren de mucha concentración como sucede, por ejemplo, en los laboratorios. Las oficinas cerradas se constituyen en la mejor opción.
• Organizaciones dedicadas al servicio al cliente. Lo mejor es que les brindes a los empleados oficinas abiertas, dado que, por lo general, el servicio a los clientes no debe ser privado ni confidencial.

Las oficinas abiertas se están imponiendo en todo el mundo, por encima de las tradicionales oficinas cerradas. Ambas categorías presentan ventajas y desventajas. La elección dependerá de una buena asesoría. Debes buscar la opinión de expertos, antes que decidirte por ti mismo.

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Tener una oficina personalizada y amoblada a tu gusto, es lo que muchos ejecutivos, CEO’s, gerentes y dueños de empresas buscan para darle un toque más íntimo y agradable a su lugar de trabajo. Esto no solo es una situación de gustos, un estudio hecho por IKEA (el gigante de los muebles) establece que la productividad de un individuo puede aumentar hasta un 25 % en un entorno cómodo de trabajo.

Los 5 tipos de oficina que más se emplean en el mundo empresarial

Viendo la importancia que tiene la comodidad en el espacio de trabajo, consideramos importante presentarte 5 tipos de oficina que puedes implementar en tu negocio o empresa. Mira bien sus características y evalúa cuál se adecúa mejor a tus necesidades:

1. Oficina tradicional: Estas oficinas se caracterizan por ser un espacio único en donde la empresa desarrolla diariamente sus actividades diarias. Por otra parte, este tipo de oficinas pueden ofrecerte el espacio, pero no servicios adicionales que puedas requerir como por ejemplo administración.  Asimismo, el formato de estas oficinas propicia más el trabajo individual y el contacto directo con los jefes. Te puede interesar: Diferencias entre oficinas abiertas y cerradas
2. Oficinas amobladas: Las oficinas de este tipo cuentan con características como espacios amoblados, iluminación natural que ayudará a tus colaboradores a sentirse a gusto, algunas de estas pueden contar con aire acondicionado y parqueaderos privados. En ellas se realizan trabajos que requieren altos niveles de concentración y no precisan del contacto frente a frente entre clientes y trabajadores.

• Oficinas Coworking: Este diseño de oficina apuesta por tener espacios en los que no solo se fomente el trabajo colaborativo, sino que también puedas desarrollar actividades que ayuden a liberar el estrés que genera estar trabajando varias horas de manera continua. Estas oficinas son altamente utilizadas en empresas donde los ejecutivos requieren una gran capacidad de fuerza creativa y necesitan estar concentrados durante largos periodos de tiempo.

• Oficina virtual: Este tipo de oficinas se convirtieron en una necesidad a de las empresas a causa de la pandemia. A pesar de la reactivación, este nuevo concepto de oficina sigue siendo una opción apetecida por muchas empresas que no requieren un espacio permanente de trabajo. Las ventajas de estas son que te brindan el soporte administrativo, accesos a oficinas privadas cuando se requiere, soporte para el desarrollo de actividades empresariales y mucho más. Este tipo de oficinas cuentan con planes mensuales y precios a la medida dependiendo de la necesidad de cada empresa.

• Oficina híbrida: Este es el diseño que combina las características de una oficina amoblada y una oficina virtual. El formato presenta espacios destinados a oficinas privadas y, al mismo tiempo, mostradores para atención al público. También es posible anexar lugares para el esparcimiento de los ejecutivos. Adicionalmente, este tipo de oficinas cuenta también con una versión virtual que permite enlazar trabajadores desde puntos remotos para colaborar de manera conjunta en proyectos de alto alcance. Normalmente, este diseño es muy recurrido en empresas multinacionales que requieren mantenerse sincronizadas en tiempo real para trabajar adecuadamente.

Estos son los tipos de oficina que más se utilizan. Si pretendes renovar tus instalaciones ejecutivas o quieres establecerte por primera vez, es preferible que busques asesoría al respecto. No todos los proyectos inmobiliarios son iguales y cada oficina requiere un tipo específico de organización. ¡Teniendo esto en mente, ya podrás renovar tu espacio de trabajo!

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Para mejorar el ambiente de una sala de juntas en Bogota, debes tener en cuenta varios consejos y sugerencias. Por ejemplo, cuidar la iluminación, la decoración, la calidad de los muebles y demás. Aprende a crear un ambiente productivo y agradable en la sala de juntas.

Sugerencias sobre el ambiente, la iluminación y la decoración de la sala

1. El ambiente será dinámico, es decir, que disponga de todas las comodidades y funcionalidades que ofrece la tecnología en la actualidad. Un ambiente pobre en recursos o tedioso es perjudicial.
2. El ambiente no debe ser excesivamente urbano. Unas cuantas plantas vienen de lo mejor. Un ramo de flores de colores muy suaves en el centro de la mesa te vendrá de maravilla.
3. Los decoradores de interiores e interioristas recomiendan una decoración muy sobria, elegante y que esté en armonía con el resto de las instalaciones de la organización. La proporcionalidad es muy importante.
4. La iluminación será moderada y se ha de combinar la luz natural con la artificial, de tal manera que se beneficie la visibilidad.
5. Los colores no deben ser demasiado vivaces. Tampoco muy opacos ni monótonos, porque es preciso impactar positivamente sobre el estado de ánimo de las personas.
6. Una sala de juntas ha de ser confortable y, de paso, contar con los recursos tecnológicos; muy especialmente, los recursos audiovisuales para que las sesiones sean eficientes. Las salas de juntas de la actualidad deben ser inteligentes.
7. El aseo minucioso y permanente es fundamental, pues hay salas de juntas que son críticas; esto es, que son usadas recurrentemente.

Tips sobre la disposición del espacio y los muebles

En cuanto al espacio, la sala de juntas estará ubicada en un sitio de la empresa libre de ruidos y del tránsito de muchas personas en sus inmediaciones. Ello facilita la concentración.

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Sobre el espacio interno, ten en cuenta que, algunas veces, quienes participan en reuniones se tienen que desplazar al interior de la sala. Por ello, la disposición del mobiliario permitirá una máxima comodidad y movilidad.

El sitio específico en el que se ubican los expositores debe estar preferiblemente un poco elevado respecto del resto de la sala. Esto permite que los asistentes tengan una adecuada visibilidad de los expositores y de los medios tecnológicos que utilizan.

Sobre los muebles, digamos que tendrán que contar con un estilo moderno. Esas mesas, sillas y sillones de estilo barroco están de más en la actualidad. Los muebles serán absolutamente ergonómicos, porque la incomodidad distrae.

El tamaño de la mesa ha de ser acorde a factores como el tamaño mismo del recinto y el número de personas que habitualmente ocupen la sala, para facilitar la comunicación entre los asistentes.

Por eso, la mesa no puede ser muy grande, pues dificultaría el diálogo. Tampoco puede ser muy pequeña porque generaría una incomodidad que dificulta la concentración.

Otras sugerencias sobre las salas de juntas

• La conectividad es absolutamente fundamental en nuestros días, incluso para que se pueda hablar cómoda y fluidamente con personas que estén en otras ciudades o en el exterior.
• Cuida que la acústica sea adecuada. Especialmente, si se trata de una sala de juntas de un tamaño considerable.
• Las salas deben ser funcionales. Mejor opta por equipos de video, videoproyección y audio de nivel profesional. No olvides las cámaras de video, las automatizaciones y los sistemas para el streaming.
• La tecnología que permita la conectividad tiene que contar con un mantenimiento impecable. Las fallas durante las sesiones dan una imagen poco recomendable. La usabilidad es crucial.

En resumidas cuentas, ten en consideración el tamaño adecuado, la acústica, comodidad, ergonomía y los recursos tecnológicos. Son imprescindibles para una sala de juntas de la actualidad.

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